Vrije Universiteit

Bewaartermijn
In de leveringsvoorwaarden bij het product ‘weblecture’ staat vermeld dat de hosting op Mediasite voor een periode van 3 jaar is inbegrepen bij de prijs. Langer bewaren is mogelijk maar dan moet de klant dit aangeven. De presentatie wordt dan in een map “langer bewaren” geplaatst.

De praktijk
In de praktijk van de afgelopen 8 jaren is nog weinig verwijderd van de server. Dit betekent namelijk een concrete actie en die had nog niemand ondernomen. De urgentie om opnames te verwijderen was er nog niet.

Starten met opruimen
In begin 2015 was ik (Erik Boon) een actie gestart om facultaire contactpersonen van de faculteiten met de meeste opnames te benaderen met de vraag: Wat willen jullie met de oudere opnames? Voor mij had dit een dubbel doel: bewustwording van de “back catalogue” voor hergebruik van eerder opgenomen colleges, en opschonen in verband met de aankomende upgrade naar Mediasite 7. De respons hierop was wisselend. De faculteit Economie heeft gezegd:  “alles uit 2012 en ouder mag verwijderd worden”.  Bij Rechten heeft een student-assistente de docenten direct benaderd en gevraagd wat bewaard moet worden, dit leverde een keurig lijstje met titels voor hergebruik op.  Bij Geneeskunde is een decentraal beheerder voor Mediasite, hij gaat zelf de houdbare titels in een bewaarmap plaatsen. De projectleider  bij Sociale Wetenschappen is zelf voorstander van hergebruik en wil juist gebruik van eerdere opnames stimuleren dus alles bewaren maar beter ontsluiten.

Stimuleren van hergebruik
Voor het stimuleren van hergebruik is een workflow ontwikkeld waarbij docenten zelf clips kunnen snijden uit weblectures in de MyMediasite omgeving. Deze kunnen ze dan voorzien van vragen, weblinks, tags en betere metadata. De docent moet dan “Owner” worden van de Mediasite presentation, dit moeten wij voor de docent regelen in de Management Portal. Een handleiding hiervoor is http://vumediaxperience.nl/instructiemap/weblecturebewerken.pdf

Voor het benaderen van de contactpersonen wilde ik een Excel-sheet sturen met alle weblectures ouder dan 3 jaar, met titel, datum en de link zodat ze kunnen uitzoeken welke opnames belangrijk zijn om te bewaren. Het maken van een dergelijke lijst in Mediasite bleek nog niet mogelijk in de Management Portal. Daarom heb ik een php-script geschreven wat deze gegevens per map uitleest via de EDAS, sorteert en opslaat als csv bestand. Dit kan dan geïmporteerd worden in Excel en verder geordend naar keuze.

Wettelijk bewaartermijn video binnen ingeleverde opdrachten/toetsen
Een aandachtspunt is dat een langere bewaartermijn geldt voor ingeleverde opdrachten waarvoor een cijfer is gegeven. Deze is 7 jaar bij de VU in verband met accreditatie.

Erik Boon

Situatie Tilburg University

Tilburg University werkt met 2 systemen. Weblectures worden opgeslagen en ontsloten via Mediasite en video's via het MediaMosa platform 'TilburgUtube'.

1. Weblectures & Mediasite
Alle weblectures worden onbeperkt op de eigen Mediasiteserver  bewaard.  Vooralsnog is er vanuit technisch oogpunt geen argument om dit anders te doen; de storage is ruim beschikbaar en TiU heeft tot nu toe niet in grote getalen collegereeksen opgenomen. Tot op heden is alle weblecture content bewust aangevraagd en geproduceerd.  Dat maakt dat de kwaliteit en waarde naar de toekomst toe, hoog genoeg is om te behouden. Wel zien we dat de vraagt groeit, dus op termijn zal hier wel wat voor bedacht moeten worden.

Mochten we naar een situatie toegaan waar archiveren/verwijderen een feit is, zullen we ervoor zorgen dat dit zo automatisch mogelijk zal worden gemaakt, bv na x jaar of in combinatie met het aantal views

Hergebruik
De VU optie voor het stimuleren van hergebruik van content door de docent binnen de My Mediasite omgeving 'oude' content' kan berwerken,  is een interessante.  Deze optie zal bij TiU nader worden onderzocht op impact binnen de huidige workflow.

Video & TilburgUtube

Videomateriaal wordt door de TiU medewerker en student zelf geüpload en beheerd in het Mediamosa platform 'TilburgUtube'. Tijdens de upload dient men aan te geven hoe lang het bestand op de server moet blijven staan, 1,2, 3 of 5 jaar. Nadat dit termijn is verlopen, zou de gebruiker een mail moeten krijgen met de vraag of het file idd echt mag worden verwijderd of dat de gebruiker het  bewaartermijn wil verlengen. Aan de achterkant is TiU momenteel bezig deze frontend optie daadwerkelijk te realiseren. Na implementatie hopen we dat de gebruiker daadwerkelijk meehelpt oude content echt te gooien en niet gedachteloos op de optie ‘verlengen’ klikt nadat de bewaartermijn verstreken is en de gebruiker hierover een mailt zal ontvangen.

Cees Vaandrager, Rini Steenhorst en Esther Breuker (Tilburg University) 

Heb je over dit onderwerp goede ideeen en bruikbare oplossingen? Laat het ons weten, dan voeg ik het toe aan dit document zodat collega instellingen hiervan kunnen leren.