Fase 2: Invoeren en opschalen

Dienst Onderwijs & Onderzoek
In veel gevallen is het de ICT-afdeling of de audiovisuele dienst van de instelling, die het initiatief neemt voor de opschaling van weblectures. De reden daarvoor is behalve de betrokkenheid bij de technische kant van weblectures, de zorg voor standaardisatie en beheeraspecten. Ik kom hier straks op terug.
Van niet te onderschatten belang is echter de inbreng van onderwijsdeskundigen of medewerkers vanuit een dienst Onderwijs of Onderwijs en Onderzoek.
Vaak zijn dit personen die dicht op de onderwijspraktijk staan en goede contacten onderhouden met onderwijsgevenden.
Zij zijn gewend om het onderwijs te evalueren en kunnen het best beoordelen of weblectures effect hebben gehad. Zij zijn ook degenen die samen met docenten de plaats van weblectures in het curriculum kunnen bepalen of de combinatie van face to face situaties en weblectures.
Neem daarom de voorlichting over weblectures op in het activiteitenplan van deze dienst. Het laten zien van goede voorbeelden tijdens docentenbijeenkomsten blijkt een doeltreffend middel.
Voor een goede verspreiding van kennis over weblectures is de deskundigheidsbevordering, bijvoorbeeld in het kader van de BKO, aan te bevelen. Het gebruik van weblectures als middel voor feedback voor de docenten helpt overigens vaak nog beter om de kracht van dit middel te begrijpen.
Vooral de vele didactische mogelijkheden van nieuwe weblecturevarianten behoren tot het domein van onderwijskundigen.
Zij zijn ook degenen die nieuwe mogelijkheden kunnen ontwikkelen.
Weblectures zullen dus een vaste plaats moeten krijgen in de activiteiten van deze afdeling

IT en AVC
Zeker als het aantal weblectures sterk toeneemt, is het noodzakelijk dat de centrale IT-afdeling of het audiovisueel centrum in actie komt.  Allereerst om te voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan hardware en software.
Bepaal de architectuur. Stel vast waar vaste opstellingen komen, al of niet ingericht met volgcamera’s. Soms zullen vooraf collegezalen of een studio ingericht moeten worden. Gebruik van mobiele apparatuur is logistiek lastiger in verband met inroostering en beschikbaarheid van personeel. Bij een vaste opstelling is soms besturing op afstand mogelijk of is de opname door middel van volgcamera’s geautomatiseerd. In het kader van een beleidsnota verschaft deze afdeling dan ook technische advies over investeringen in hard en software.

1. Standaardisatie en kostenbeheersing vormen de basis voor eventuele automatisering van opnameprocessen. Calculaties over de bemensing van het opnameproces zijn een belangrijk onderdeel van de begroting. Kosten kunnen aanmerkelijk worden gedrukt door voor eenvoudige opnames studenten in te zetten.
2. Daarnaast zijn antwoorden nodig zijn met betrekking tot vindbaarheid, doorzoekbaarheid en metadatering van weblecture-verzamelingen. Bijvoorbeeld op welke manier weblectures beschikbaar worden gesteld: hoe ze te vinden zijn. Welke servers er worden gebruikt. In welke locale of externe databestanden de informatie staat over de weblectures. Denk ook aan zaken als metadatering, koppelingen met de ELO of het nabewerken van opnames voor specifieke didactische doelen met knippen, plakken of ondertitelen.
3. Naarmate de schaalgrootte toeneemt, neemt ook het belang van opslag en beheer toe. Belangrijk is om op tijd een goede meerjarenplanning gereed te hebben waarin een groeipad staat beschreven. Geef aan hoe het applicatiebeheer, het functioneel en technisch beheer is geregeld?
4. Ook kan eventueel gezamenlijk met de afdeling Onderwijs, rekening worden gehouden met docententraining en het geven van voorlichting over de technische aspecten van weblectures.
5. Beschrijf hoe de rechten worden geregeld

Voor de klant/disseminatie
Belangrijk zijn een duidelijk informatiepunt en een gebruikersorganisatie voor de communicatie en om klantwensen te inventariseren. Maak ook afspraken over wie de training van docenten en de didactische ondersteuning gaat doen. En creëer duidelijkheid over de kosten en eventuele doorberekening. Zowel het informatiepunt als de gebruikersorganisatie spelen een grote rol bij verdere disseminatie.

Metadata en archivering
Het makkelijk kunnen zoeken en vinden van weblectures hangt sterk af van de juiste metadatering. Binnen OASE zijn 2 handleidingen voor metadatering ontwikkeld voor Mediasite en P2G.

Auteursrechten en afscherming
Voor de docent, spreker of publiek dat actief deelneemt is het belangrijk te weten hoe de auteursrechten geregeld zijn. Bij universiteiten kun je terecht bij het Auteursrechten Informatie Punt (AIP) van je instelling, maar ook op de themasite Beeld en Geluid van SURFdirect vind je op veel vragen antwoord.
Je kunt auteursrechten regelen via een open content licentie, waarvan Creative Commons de bekendste zijn. Er is een korte samenvatting van de meeste gebruikte licentie beschikbaar en er is een speciale CC-website voor docenten en onderzoekers (zie selected links).  Ook op de website van het eerste weblecture project Triple-L vind je nog voorbeeldmateriaal. Zie verder de factsheet Auteursrechten (link).
Er zijn een aantal voorbeeld formulieren beschikbaar voor toestemming voor sprekers en publiek, voor zowel opname als hergebruik (zie documenten). 

Ook afscherming is een belangrijk punt: wie mag het materiaal bekijken? Geef dat al aan bij de aanvraag!

Handleidingen, procedures, SLA’s
Zorg voor duidelijke handleidingen en procedures voor gebruikers.
Spreek bij voorkeur met je leverancier een SLA af; dit is ook wenselijk voor interne afdelingen waarvan je ondersteuning krijgt. 

Nog 2  tips
Voer voor activiteiten anders dan standaard onderwijs een intakegesprek met de klant. Daardoor wordt de vraag duidelijk en kan ook meteen worden aangegeven wat de mogelijkheden/beperkingen zijn.
Voor een verdere uitrol van weblectures (bv. naar standaard dienstverlening) vragen beleidsmakers vaak naar resultaten: bevorderen weblectures het studierendement? Daarom is effectiviteitmeting tijdens de opschalingperiode sterk aan te raden (link); ook statistieken kunnen een goed inzicht geven.

Knelpunten
Opschaling levert vaak meteen organisatorische en technische knelpunten op.

Veel instellingen hebben een auteursrechten informatiepunt. Plaats die op je instellingspagina!!!!!!