Fase 3: Standaard dienstverlening

Betrokken partijen
Een van de belangrijkste punten als je standaard dienstverlening wilt gaan inrichten, is te inventariseren welke partijen daarbij betrokken moeten worden. Natuurlijk docenten, maar ook technische en didactische ondersteuning, beleidsmakers en de communicatie-afdeling. Een goede samenwerking tussen deze partijen is de grootste succesfactor!
Bepaal vervolgens wie verantwoordelijk wordt voor welk deel van het proces. Scheid daarbij operationele en strategische zaken. Denk ook goed na over functioneel beheer en eigenaarschap van het systeem. En wat centraal kan worden gedaan en wat een opleiding/faculteit zelf kan doen.

Beleid
Belangrijk hiervoor is het reguliere gebruikersoverleg met opleidingen/faculteiten om zo tijdig klantwensen te inventariseren en af te stemmen met technische en beleids/financiele afdelingen. Bekijk de mogelijkheden van automatisering (link) van het proces van opname tot beschikbaarstelling. Op (link) vind je een aantal documenten van instellingen voor alle scenario's, van pilotfase tot standaard dienstverlening.

Disseminatie 
Binnen het OASE project is een model ontwikkeld voor disseminatie binnen de instelling (link).  

Knelpunten
Opschaling levert vaak meteen organisatorische en technische knelpunten op. Misschien kun je al een aantal problemen oplossen door het proces van opname tot beschikbaarstelling te automatiseren <lees meer>

Bestuur
Een College van Bestuur ontvangt een voorstel tot financiering van de weblectures. Naarmate deze nota in gezamenlijkheid van onderwijs en IT tot stand is gekomen is er een grotere slaagkans.
Soms bereiden directies van O&O en IT of AVC een gezamenlijk stuk voor, soms zijn het de gezamenlijke faculteiten die zowel via de bedrijfsvoerders als de onderwijsdirecties samen aandacht vragen voor de implementatie van weblectures.

PR & Voorlichting
We zien dat bij instituten waar weblectures grootschalig zijn uitgerold, de afdeling Communicatie, of PR en voorlichting mede een bijdrage heeft geleverd aan de opschaling.
De universiteit of hogeschool wil zich naar buiten toe profileren of vindt het belangrijk om op de een of andere manier zichtbaar te zijn, ook internationaal.
Dit gebeurt bijvoorbeeld door het uitzenden van belangrijke bijeenkomsten, van promoties of opening van het academisch jaar. Ook een Studium Generale kan online worden aangeboden.
Bij sommige instellingen hebben weblectures een rol bij het voorlichten over studiemogelijkheden voor potentiele eerstejaarsstudenten.
Betrek dus ook deze afdelingen bij de beleidsvoorbereiding.

Studenten
Studenten zijn over het algemeen meer  dan tevreden met weblectures en willen deze dan ook als voorziening behouden. Voor hen is de basisopname meestal al ruim voldoende, zeker als er met de belemmeringen van sommige studenten bij de opname rekening gehouden wordt. Houd bij voorbeeld rekening met slechthorenden, voor wie het liplezen een belangrijke hulp betekent. 
Studentenraden en studentgeledingen in universiteits- of faculteitsraden stellen het gebruik of de uitbouw van weblectures regelmatig aan de orde en hebben op die manier invloed op de besluitvorming van het College van Bestuur.

College Van Bestuur
Uit onderzoek bij de OASE-instellingen is gebleken dat de volgende argumenten van belang waren om tot besluitvorming te komen:

• Laat zien dat studierendement, instroom en studiekeuze baat hebben bij weblectures. Weblectures kunnen hieraan bijdragen. Zoals opgemerkt kunnen bij de pilots in de eerste projectperiode verschillen worden aangetoond tussen al- of niet gebruik van weblectures. In veel gevallen is het mogelijk om een indicatie of de mate van waarschijnlijkheid te vermelden.
• Laat zien dat studenten met beperking de gelegenheid krijgen om colleges in eigen tijd  en in eigen tempo, of met gebruik van ondertiteling te volgen.
• Daardoor vermindert de uitvalkans.
• Noem ook studenten in het buitenland die via e-learning nuttig gebruik kunnen maken van weblectures.
• Geef aan dat weblectures geschikt zijn ter voorbereiding op een mastertraject.
• De Afdelingen Communicatie en Voorlichting kunnen het bestuur duidelijk maken dat weblectures van  belang zijn voor de zichtbaarheid en bekendheid van de universiteit of hogeschool door het tonen van toonaangevende of populaire docenten.
  • Door alumni of begunstigers op de hoogte te houden van ontwikkelingen.
  • Door het aanbieden van Studium Generale of andere publieke lezingen.
  • Door promoties en officiële gebeurtenissen uit te zenden
  • Door ook de studiekeuze te ondersteunen met audiovisuele middelen

En tenslotte staan sommige instellingen positief ten opzichte van ‘open courseware’ en het openbaar verspreiden van kennis en onderwijs.